FUNGSI STRATEGIS KEARSIPAN DI SKPD

FUNGSI STRATEGIS KEARSIPAN DI SKPD

SERY HERAWATI

Arsiparis Ahli Muda di RSUD 45 Kuningan dan Peminat Manajemen

Arsip merupakan bagian yang terpenting dalam suatu organisasi pemerintah daerah. Menurut Pasal 1 ayat 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Dalam rangka mendukung kegiatan e-government dalam reformasi birokrasi, maka pengelolaan arsip harus dilakukan secara baik dan benar sesuai dengan tata cara dan kaidah yang berlaku. Sedangkan kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi pemerintah daerah, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Pada pengeloaan arsip dan untuk menunjang kelancaran pelayanan dibidang kearsipan tersebut diatas dibutuhkan sumberdaya manusia yang profesional di bidang kearsipan sehingga pengelolaan arsip dan kelancaran pelayanan dapat lebih terjamin. Hal tersebut dapat dicapai melalui pembinaaan kearsipan yang bertujuan agar terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang efektif dan efisien, pelestarian dan penyedian arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Bidang sumberdaya manusia dalam pembinaan kearsipan pemerintah dalam hal ini mengadakan, mengatur dan mengembangkan serta mengawasi pendidikan tenaga ahli kearsipan dalam hal ini adalah para arsiparis. Hal tersebut sesuai dengan Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Oleh sebab itu, mengingat peranannya yang sangat penting, maka sumberdaya manusia dalam hal ini adalah arsiparis sangat dibutuhkan untuk penataan, pengelolaan, penilaian serta pemeliharaan dan pelestarian arsip dalam rangka pemanfaatan dan pendayagunaan arsip secara optimal.

Dalam kaitan ini, biasanya, di SKPD sering salah kaprah mengenai tugas dan fungsi arsiparis, hal ini dapat difahami karena sudah terbangun suatu anggapan jika kearsipan bukan hal penting di SKPD hanya dijadikan suatu kegiatan sampingan organisasi . Dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah: “seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.” Hal ini ditergas dengan Permen PAN No. PER/3/M.PAN/3/2009 disebutkan bahwa: Arsiparis adalah  jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan secara penuh oleh pejabat yang berwenang.”

Penegasan Permen PAN mengindikasikan bahwa tugas dan tanggung jawab seorang arsipasi tidak bisa dipandang sebelah mata. Disamping menjaga kerahasiahan dokumen, mereka juga diharuskan memelihara dokumen tersebut ada terjaga baik kerapihannya maupun keautentikannnya. Sehingga tidak mengherankan jika arsiparis dimasukan ke dalam Jabatan fungsional berdasarkan basis pendidikan yang dimiliki, diklasifikasikan menjadi dua, yaitu arsiparis tingkat keterampilan dan arsiparis tingkat keahlian. Klasifikasi arsiparis ini merupakan upaya untuk mewujudkan profesionalisme arsiparis, dan pengklasifikasian ini tentunya mempengaruhi pada pembagian jenjang jabatan arsiparis dan rincian kegiatannya serta kompetensi masing-masing jenjang jabatan.

Jenjang pada jabatan fungsional arsip yang tertuang dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan RB Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan RB Nomor 13 Tahun 2016, memiliki dua kelompok keahlian berdasarkan jenjang pendidikan dan kepangkatan serta keahlian yaitu; terampil dan ahli.

Sementara pengelola arsip adalah seseorang yang ditunjuk oleh SKPD untuk melaksanakan penataan arsip sebatas surat masuk dan surat keluar tanpa beban pertanggung jawaban atas arsip yang di tatanya. Sehingga bisa dikatakan arsiparis adalah pengelola arsip, tetapi seorang pengelola arsip belum tentu arsiparis. Perbedaan seperti masih belum sepenuhnya dipahami oleh para kepala SKPD bagi mereka, sebagian besar, mengganggap sama karena berhubungan dengan kertas kerja yang disebut arsip.

Persepsi seperti ini sudah saatnya dirubah, karena efeknya adalah pada tata kelola arsip yang tidak sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Akibat langsung dari kesalahan persepsi yang acapkali dilakukan oleh para kepala SKPD adalah terpinggirkannya kepentingan kearsipan. Indikasinya adalah arsip yang tercecer dan sulit ditemukan manakala diperlukan.

Pengaruh persepsi terhadap paradigma sangat besar, karena persepsi dipengaruhi oleh paradigma, dan keduanya dipengaruhi secara langsung oleh pemahaman. Sehingga pemahaman atas Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang harus diperbaiki. Sementara ketidak rapihan tata kelola arsip, arsip sulit ditemukan jika diperlukan merupakan  efek domino ketidak fahaman atas Undang undang tersebut.

Persoalan ini harus disikapi secara bijak yaitu dengan kembali mempelajari dan menelaah isi dari Undang undang Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dan dilakukan pembahasan secara menyeluruh dan itu tugas Dinas terkait. Karena secara yuridis, arsip adalah alat bukti dan bahan pertanggung jawaban, sehingga keberadaannya sangat vital sebagai alat bukti dalam suatu temuan kasus. Jadi pemeliharaan dan perawatannya tidak bisa disepelekan. Masih menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, tanggung jawab pencipta arsip adalah “tugas khusus melakukan penyelamatan dan perlindungan serta memberitahukan dan melaporkan kepada ANRI arsip yang berkaitan dengan kependudukan,  kewilayahan,  perbatasan, kepulauan, pernjanjian internasional, kontrak kerja dan masalah pemerintahan yang strategis”

Karena tugas dan fungsi arsiparis sangat strategis, maka sarana dan prasarana pun harus lebih dipentingkan, dimana sarana yang diperlukan oleh arsiparis bertujuan untuk melindungi dan merawat dokumen yang sangat berharga, seperti ruangan. depo arsip, filling cabinet, dll. Dan yang lebih diutamakan adalah Sumber Daya Manusia (SDM). Untuk organisasi setingkat SKPD idealnya ada empat orang asparis; satu orang tingkat Ahli, tiga orang tingkat terampil atau pelaksana arsip yang ditunjuk berdasarkan SK kepala SKPD.

Arsip yang tercipta dan dimiliki oleh SKPD akan terus bertambah volumenya seiring dengan eksistensi dan perkembangan kegiatan SKP tersebut. Apabila tidak diimbangi dengan kegiatan pemeliharaan dan penyusutan arsip yang baik, maka pertambahan arsip tersebut akan menimbulkan masalah menyangkut sistem pengelolaan, ruang dan sarana penyimpanan, serta penyediaan sumber daya manusia.

Ditambah dengan adanya e-arsip menambah beban arsiparis karena memiliki tugas tambahan yaitu dari hanya mencatat secara manual dan, diharuskan, memasukan ke e-arsip. Proses ini membutuhkan waktu yang cukup menyita waktu, jika dikerjakan oleh hanya satu orang arsiparis. Belum lagi ditambah pemeliharaan arsip yang harus secara sutin dalam waktu tertentu dilakukan oleh para arsiparis

Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, mengawasi dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya, serta menjamin kondisi fisik arsip dan lingkungan penyimpanan arsip terjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Selain itu, pemeliharaan arsip bertujuan untuk menjamin arsip baik dari kerusakan maupun kemusnahan secara total.

Dengan penjelasan gamblang mengenai kearsipan, semakin memberikan kejelasan betapa pentingnya posisi arsip bagi SKPD dan bukan hanya pelengkap syarat sebuah lembaga. Badan hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk menduduki posisi mereka. Misalnya: dua Negara yang bersengketa menyangkut klaim teritorial sebuah kawasan, masing-masing pihak berupaya mengajukan bukti otentik yang setua atau selama mungkin untuk menunjang klaim mereka. Bukti otentik ini di cari dari arsip terutama arsip statis. Posisi arsip sangat penting dalam hal ini, bahkan arsip juga dapat dijadikan alat bukti hukum manakala ada tuntutan atas kasus yang melibatkan SKPD, untuk menujang bantahannya maka arsip bisa dijadikan alat bukti hukum.

Sehingga sudah saatnya para kepala SKPD atau pimpinan lembaga umtuk tidak memandaing sebelah mata keberadaan arsiparis yang bertanggung jawab terhadap arsip, dari mulai penyediaan SDM sampai peralatan harus sesegera dan selengkap mungkin difasilitasi.

Iklan